Política de Privacidad
Esta Política describe de manera general cómo BOTZOC LEGAL administra y protege la información utilizada mediante la Plataforma y las responsabilidades correspondientes a BOTZOC LEGAL, los abogados, bufetes, administradores, colaboradores, procuradores y clientes que utilizan sus servicios.
1. RESPONSABLE
BOTZOC LEGAL es una plataforma tecnológica desarrollada y administrada dentro del proyecto tecnológico BOTZOC_SYSTEM.
Responsable:
Edin Leonel Botzoc Paau
Proyecto tecnológico:
BOTZOC_SYSTEM
Plataforma:
BOTZOC LEGAL
Domicilio:
Guatemala, Guatemala
Correo electrónico:
direccion@botzoclegal.com
Mientras BOTZOC LEGAL no opere mediante una persona jurídica distinta legalmente constituida, Edin Leonel Botzoc Paau actuará como responsable y proveedor del servicio tecnológico.
2. ALCANCE DE ESTA POLÍTICA
Esta Política se aplica a la información tratada mediante BOTZOC LEGAL como consecuencia del registro, autenticación, administración de organizaciones, utilización de módulos, soporte, seguridad y demás operaciones necesarias para proporcionar la Plataforma.
3. INFORMACIÓN QUE PUEDE SER TRATADA
Dependiendo de las funcionalidades utilizadas, BOTZOC LEGAL podrá tratar información proporcionada directamente por los usuarios o incorporada por una organización autorizada.
Dicha información podrá comprender, según corresponda:
- datos de identificación y contacto;
- información necesaria para administrar usuarios y organizaciones;
- datos relacionados con clientes;
- expedientes y asuntos jurídicos;
- documentos y archivos;
- audiencias y citas;
- información administrativa y financiera incorporada a los módulos correspondientes;
- información de Portal de Clientes;
- información de Asistencia;
- información relacionada con Procuración;
- datos de geolocalización cuando se utilicen funciones que expresamente los requieran;
- registros técnicos de seguridad, autenticación y auditoría.
4. FINALIDADES
La información podrá ser utilizada para operar BOTZOC LEGAL y proporcionar las funcionalidades solicitadas por los usuarios y organizaciones.
Entre otras finalidades relacionadas con el Servicio, podrá utilizarse para:
- crear y administrar cuentas;
- autenticar usuarios;
- administrar roles y permisos;
- gestionar clientes y expedientes;
- gestionar documentos;
- administrar audiencias y citas;
- proporcionar el Portal de Clientes;
- gestionar Asistencia;
- gestionar Procuración;
- proporcionar funcionalidades de geolocalización habilitadas;
- administrar Facturación y Caja Chica;
- mantener registros de auditoría;
- prevenir accesos no autorizados;
- investigar incidentes de seguridad;
- proporcionar soporte y mantenimiento;
- cumplir obligaciones legales aplicables.
5. INFORMACIÓN DE LOS BUFETES
Cada abogado, bufete u organización conserva la responsabilidad correspondiente respecto de la información que decide incorporar a BOTZOC LEGAL y de las personas a quienes concede acceso.
BOTZOC LEGAL proporciona la infraestructura tecnológica necesaria para administrar dicha información dentro de la Plataforma.
6. INFORMACIÓN DE TERCEROS
Cuando un usuario introduzca información de clientes, colaboradores, procuradores u otras personas, declara que lo hace dentro del marco de una relación, autorización, finalidad o fundamento jurídicamente procedente.
El usuario u organización será responsable de no incorporar información obtenida ilícitamente.
7. USUARIOS Y COLABORADORES
Los administradores de cada organización podrán crear o autorizar usuarios y asignarles los roles y permisos correspondientes.
El administrador será responsable de determinar qué colaboradores necesitan acceso a la información de su organización y de retirar oportunamente dicho acceso cuando deje de ser necesario.
8. PORTAL DE CLIENTES
BOTZOC LEGAL podrá permitir que un abogado o administrador autorizado proporcione a sus clientes acceso al Portal de Clientes.
Mediante dicho Portal, el cliente podrá acceder únicamente a la información y funcionalidades que hayan sido habilitadas para su cuenta, tales como actualizaciones, documentos, solicitudes, información relacionada con expedientes y demás contenido autorizado.
Corresponde al abogado o bufete verificar que la cuenta sea asignada al cliente correcto y administrar el contenido puesto a su disposición.
9. CREDENCIALES DEL PORTAL DE CLIENTES
El cliente deberá proteger sus credenciales, códigos y demás mecanismos de autenticación.
BOTZOC LEGAL no será automáticamente responsable por accesos derivados exclusivamente de la entrega voluntaria de credenciales por parte del cliente a terceros, salvo que exista una causa jurídicamente imputable a BOTZOC LEGAL.
10. CONFIDENCIALIDAD
BOTZOC LEGAL reconoce que mediante la Plataforma puede administrarse información jurídica, profesional y administrativa de carácter confidencial.
El acceso técnico excepcional a información deberá limitarse a los casos razonablemente necesarios para proporcionar soporte, mantenimiento, seguridad, recuperación, investigación de incidentes o cumplimiento de obligaciones legalmente aplicables.
11. SEGURIDAD
BOTZOC LEGAL implementará medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionales destinadas a proteger la información y reducir riesgos de acceso, alteración, pérdida, divulgación o utilización no autorizada.
Dependiendo del tipo de información y de la implementación técnica, podrán utilizarse mecanismos de autenticación, control de sesiones, roles y permisos, cifrado de determinados datos, separación lógica entre organizaciones, auditoría, controles contra determinados intentos reiterados de acceso y otras medidas de seguridad.
12. CIFRADO
BOTZOC LEGAL podrá utilizar mecanismos criptográficos para proteger determinados campos de información sensible administrados mediante la Plataforma.
El uso de cifrado constituye una medida de seguridad y no deberá interpretarse como una garantía de invulnerabilidad absoluta.
13. AUDITORÍA Y TRAZABILIDAD
BOTZOC LEGAL podrá mantener registros de auditoría destinados a proporcionar trazabilidad, seguridad, control administrativo e investigación de incidentes.
Dependiendo de la operación, dichos registros podrán contener usuario, organización, fecha, hora, acción realizada, módulo relacionado y demás información técnica razonablemente necesaria.
14. DATOS EXCLUIDOS DE LOS REGISTROS
BOTZOC LEGAL procurará evitar que contraseñas, tokens, claves criptográficas y otros secretos técnicos sean incorporados innecesariamente a los registros de auditoría.
15. ASISTENCIA
Cuando una organización utilice el módulo de Asistencia, BOTZOC LEGAL podrá tratar la información necesaria para registrar y verificar las operaciones correspondientes.
Dependiendo de la configuración habilitada, esto podrá incluir usuario, fecha, hora y ubicación relacionada con el registro de asistencia.
16. GEOLOCALIZACIÓN PARA ASISTENCIA
Cuando la función de Asistencia utilice geolocalización, BOTZOC LEGAL podrá solicitar al dispositivo autorización para acceder a su ubicación.
La ubicación podrá utilizarse para comprobar que el registro de asistencia se realiza dentro de la ubicación o geocerca correspondiente y para mantener la trazabilidad necesaria de dicha operación.
La utilización de ubicación deberá estar vinculada a la función informada al usuario. BOTZOC LEGAL no deberá utilizar la función para realizar seguimiento secreto e indefinido de una persona fuera de la finalidad correspondiente.
17. PROCURACIÓN
Cuando una organización utilice las funciones de Procuración, BOTZOC LEGAL podrá tratar información relacionada con las gestiones asignadas al procurador, su estado, fechas, horas, constancias y demás información necesaria para proporcionar el módulo.
18. UBICACIÓN Y RUTA DEL PROCURADOR
Cuando una gestión de Procuración tenga habilitado el seguimiento de ubicación, BOTZOC LEGAL podrá procesar información de geolocalización del dispositivo utilizado por el procurador.
Dependiendo de la implementación técnica y de la función activada, podrán registrarse puntos de ubicación, recorrido, fecha, hora, inicio, finalización y demás información necesaria para documentar la gestión.
El procurador deberá recibir información clara de que su ubicación será utilizada durante la función correspondiente y deberá conocer la finalidad del seguimiento.
19. ACTIVACIÓN DEL GPS
Cuando el funcionamiento de la Plataforma establezca que el seguimiento comienza al marcar asistencia, iniciar una Procuración o activar una gestión, BOTZOC LEGAL podrá comenzar a recibir la información de ubicación una vez concedidos los permisos correspondientes por el dispositivo y activada la función.
La interfaz deberá proporcionar una indicación razonablemente clara de que la función de ubicación se encuentra activa.
20. FINALIDAD DE LA UBICACIÓN DEL PROCURADOR
La ubicación del procurador podrá utilizarse para administrar, verificar, documentar y proporcionar trazabilidad respecto de las gestiones de Procuración realizadas mediante BOTZOC LEGAL.
21. FINALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO
El tratamiento de ubicación relacionado con una gestión deberá finalizar conforme termine o se desactive la función que justificó su utilización, sin perjuicio de la conservación posterior de los registros que resulte razonablemente necesaria o legalmente procedente.
22. RESPONSABILIDAD DEL BUFETE SOBRE GEOLOCALIZACIÓN
El abogado, administrador o bufete que decida habilitar funciones de geolocalización respecto de trabajadores, procuradores o colaboradores será responsable de utilizar dichas herramientas para finalidades legítimas y de proporcionar la información que corresponda a las personas involucradas.
BOTZOC LEGAL proporciona la infraestructura tecnológica, pero no autoriza al administrador a utilizarla para vigilancia ilícita, secreta, abusiva o ajena a las finalidades informadas.
23. PRECISIÓN DE LA GEOLOCALIZACIÓN
La información de ubicación puede presentar variaciones debido a la precisión del GPS, dispositivo, señal, conexión a Internet, edificios, permisos, configuración del sistema u otros factores técnicos.
Por esta razón, los registros de geolocalización constituyen elementos tecnológicos de apoyo y no deben considerarse por sí solos una determinación infalible de la ubicación física de una persona.
24. BIBLIOTECA JURÍDICA Y ONEDRIVE
BOTZOC LEGAL podrá utilizar Microsoft OneDrive y Microsoft Graph para determinadas funciones de la Biblioteca Jurídica.
Cuando corresponda, la Biblioteca Maestra podrá mantenerse en modalidad de solo lectura y podrán generarse copias independientes para cada organización conforme al funcionamiento técnico de la Plataforma.
25. PROVEEDORES TECNOLÓGICOS
Para operar BOTZOC LEGAL podrán utilizarse proveedores tecnológicos necesarios para alojamiento, almacenamiento, correo electrónico, comunicaciones, respaldos y otras funciones de infraestructura.
La información deberá limitarse a aquella que resulte razonablemente necesaria para la prestación de los servicios correspondientes.
26. NO VENTA DE INFORMACIÓN
BOTZOC LEGAL no vende la información jurídica, expedientes, documentos, información de clientes ni datos de geolocalización de sus usuarios como modelo de comercialización de datos personales.
27. DIVULGACIÓN A TERCEROS
La información podrá ser comunicada a terceros cuando resulte necesaria para proporcionar el Servicio, exista autorización procedente, sea necesaria para proteger la seguridad de la Plataforma o exista una obligación o requerimiento legal válido.
28. AUTORIDADES Y REQUERIMIENTOS LEGALES
BOTZOC LEGAL podrá conservar, proporcionar o revelar información cuando exista una obligación legal aplicable o un requerimiento válido emitido por autoridad competente.
Cuando resulte legal y técnicamente posible, la información proporcionada deberá limitarse a la necesaria para atender el requerimiento correspondiente.
29. DESCARGA Y EXPORTACIÓN
Cuando un usuario autorizado descargue, exporte, copie o comparta información fuera de BOTZOC LEGAL, la protección posterior de dicha copia dependerá también de las medidas adoptadas por el usuario u organización.
BOTZOC LEGAL no controla automáticamente los archivos una vez que han sido legítimamente descargados y almacenados en sistemas externos.
30. CONSERVACIÓN
La información podrá conservarse durante el tiempo razonablemente necesario para proporcionar el Servicio, mantener la seguridad, resolver controversias, investigar incidentes, atender solicitudes, cumplir obligaciones aplicables y completar los ciclos técnicos de respaldo.
Los períodos concretos podrán variar según la naturaleza de la información y la finalidad para la cual se conserva.
31. ELIMINACIÓN DE INFORMACIÓN
Cuando resulte procedente, el titular de una organización podrá solicitar la eliminación de determinada información bajo su administración.
La eliminación estará sujeta a las limitaciones técnicas, contractuales y legales aplicables, incluyendo obligaciones de conservación, investigación de incidentes, resolución de controversias y ciclos razonables de respaldo.
32. CANCELACIÓN DE CUENTAS
La cancelación de una cuenta no implica necesariamente la eliminación instantánea de todas las copias técnicas existentes.
Determinada información podrá permanecer temporalmente en respaldos o registros de seguridad hasta completar los procesos correspondientes.
33. SOLICITUDES RELACIONADAS CON INFORMACIÓN
Los usuarios podrán formular solicitudes razonables relacionadas con la información administrada mediante BOTZOC LEGAL utilizando los canales habilitados.
Antes de atender una solicitud, BOTZOC LEGAL podrá adoptar medidas razonables para verificar la identidad y autoridad de quien la presenta.
34. CLIENTES DE LOS BUFETES
Cuando una persona sea cliente de un abogado o bufete que utiliza BOTZOC LEGAL, determinadas solicitudes relacionadas con el contenido de su expediente podrán requerir la intervención del abogado o bufete que incorporó y administra dicha información.
BOTZOC LEGAL podrá colaborar técnicamente cuando resulte necesario y procedente.
35. SEGURIDAD DE LAS CREDENCIALES
Los usuarios deberán mantener confidenciales sus contraseñas, códigos y mecanismos de acceso.
En caso de sospecha de compromiso, deberán modificar sus credenciales y comunicar el incidente mediante los canales disponibles tan pronto como resulte razonablemente posible.
36. PHISHING Y SUPLANTACIÓN
BOTZOC LEGAL recomienda verificar la autenticidad de enlaces, correos electrónicos, mensajes, archivos y solicitudes de credenciales antes de proporcionar información.
BOTZOC LEGAL no será automáticamente responsable por incidentes originados exclusivamente por páginas fraudulentas, phishing, ingeniería social o suplantaciones realizadas por terceros cuando dichos hechos no sean jurídicamente imputables a BOTZOC LEGAL.
37. DISPOSITIVOS DEL USUARIO
Los usuarios deberán adoptar medidas razonables para proteger los dispositivos desde los cuales acceden a BOTZOC LEGAL.
La seguridad de la Plataforma no puede impedir necesariamente que información visible en un dispositivo comprometido sea capturada por malware, programas maliciosos o terceros con acceso físico al equipo.
38. INCIDENTES DE SEGURIDAD
Cuando BOTZOC LEGAL tenga conocimiento confirmado de un incidente que pueda comprometer de manera significativa información administrada mediante la Plataforma, adoptará medidas razonables para investigar, contener y mitigar sus consecuencias.
Las comunicaciones relacionadas con un incidente se efectuarán cuando resulte necesario o jurídicamente exigible.
39. SUSPENSIÓN PREVENTIVA
Para proteger información y cuentas, BOTZOC LEGAL podrá cerrar sesiones o restringir temporalmente determinados accesos cuando existan indicios razonables de compromiso de credenciales, fraude, acceso no autorizado o riesgo relevante de seguridad.
40. MENORES DE EDAD
BOTZOC LEGAL está orientado principalmente a servicios profesionales y jurídicos.
Cuando un expediente legítimamente requiera información de una persona menor de edad, el abogado o bufete que incorpore dicha información será responsable de hacerlo dentro del marco jurídico aplicable y únicamente para las finalidades profesionales correspondientes.
41. CAMBIOS EN LA POLÍTICA
Esta Política podrá actualizarse cuando resulte necesario debido a cambios jurídicos, tecnológicos, operativos, funcionales o de seguridad.
Cuando una modificación sea sustancial y requiera una nueva aceptación, BOTZOC LEGAL podrá solicitar nuevamente la manifestación electrónica correspondiente.
42. EVIDENCIA DE ACEPTACIÓN
BOTZOC LEGAL podrá conservar evidencia técnica destinada a acreditar la aceptación de esta Política, incluyendo usuario, organización, fecha, hora e identificador o versión del documento aceptado, además de la información técnica razonablemente necesaria para seguridad y trazabilidad.
43. RESPONSABILIDADES
BOTZOC LEGAL será responsable por las obligaciones que legal y contractualmente le correspondan respecto de la operación de la Plataforma.
Los abogados, bufetes y administradores serán responsables por sus propias decisiones respecto de los usuarios que autorizan, permisos que asignan, información que incorporan y funcionalidades que deciden utilizar dentro de su organización.
Ninguna disposición de esta Política deberá interpretarse como una exoneración absoluta de responsabilidad ni como renuncia a derechos que legalmente sean irrenunciables.
44. LEGISLACIÓN APLICABLE
La utilización de BOTZOC LEGAL y esta Política se interpretarán conforme a las leyes de la República de Guatemala y demás normativa aplicable.
45. CONTACTO DE PRIVACIDAD
Las consultas o solicitudes relacionadas con privacidad y tratamiento de información podrán dirigirse a:
BOTZOC LEGAL
Proyecto tecnológico:
BOTZOC_SYSTEM
Responsable:
Edin Leonel Botzoc Paau
Domicilio:
Guatemala, Guatemala
Correo electrónico:
direccion@botzoclegal.com
46. ACEPTACIÓN
Al marcar la casilla correspondiente durante el registro y continuar con la creación de la cuenta, el usuario declara haber tenido acceso a esta Política de Privacidad y manifiesta su aceptación por medios electrónicos.